Käytettävyys on käsite, joka herättää jopa pientä vastustusta useissa tuotekehitysyrityksissä. Siitä ei nähdä olevan todellista hyötyä. Totuus paljastuu kuitenkin, kun tuotteen elinkaarta tutkitaan tarkemmin. Käytettävyysmenetelmillä saavutetaan monenlaisia hyötyjä tuotteen elinkaaren aikana.

Vaatimusmäärittely

Käytettävyysasiantuntijat painottavat, että käyttäjät on hyvä ottaa mukaan tuotekehitykseen. Mutta eiväthän käyttäjät osaa kertoa mitä he haluavat tai tarvitsevat. Näin ainakin luullaan.

Menetelmiä käyttäjäkeskeisen suunnittelun toteuttamiseksi on kuitenkin monia. Haastattelut, kyselyt, fokusryhmät ja tilannetutkimukset ovat erinomaisia menetelmiä käyttäjien tarpeiden ja tuotteen vaatimusten määrittämiseen. Esimerkiksi tilannetutkimuksen avulla tuotteen suunnittelijat ymmärtävät tuotteen käyttökontekstin aivan uudella tavalla ja tuotteesta saadaan suunniteltua käyttäjien todellisia tarpeita palveleva. Tilannetutkimus vaatii aikaa, mutta menetelmän hyödyt on todistettu useissa tutkimuksissa.

Tehokkuus

Usein kuulee sanottavan, että kyllä käyttäjät oppivat käyttämään tuotetta kunhan vain opettelevat tarpeeksi. Totta on, että ihminen oppii käyttämään lähes mitä tahansa tuotetta tarpeeksi harjoitellessaan. Tämä näkemys ei kuitenkaan poista sitä tosiasiaa, että huonon käytettävyyden omaavan tuotteen tehokkuus ei useinkaan ole kovin hyvä. Esimerkiksi huonosti suunnitellun intranetin vaikutus suuren yrityksen tehokkuuteen on valtava.

Yrityksessä, jossa työntekijät etsivät intranetistä erilaisia lomakepohjia, voi huonon käytettävyyden vuoksi menetetty työaika olla huomattava. Lasketaanpa yksinkertaistettu esimerkki hyvin pienestä käytettävyysongelmasta. Yrityksessä on 100 työntekijää, joista jokainen käyttää lomakkeen etsimiseen intranetistä ylimääräiset 5 minuuttia työajastaan per päivä. Menetettyä työaikaa per päivä kertyy 100 x 5 min = 500 min. Se tekee vuodessa 500 min x 220 (työpäivien määrä vuodessa) = 110 000 min = 1833 tuntia menetettyä työaikaa. Jos työntekijän kustannukset olisivat esimerkiksi 50e/h, tulisi intranetin huonosta käytettävyydestä kustannuksia 91 650e vuodessa. Tämä siis yhdestä pienestä ongelmasta kertynyt summa. Ongelmien kertyessä niistä aiheutuvat kustannukset nousevat.

Käyttöohjeet ja koulutus

On myös kaksi muuta asiaa, joilla käytettävyyteen panostamatta jättämistä perustellaan: käyttöohjeet ja koulutus. Koulutus tulee kuitenkin kalliiksi, joten olisi parasta pitää koulutustarpeet minimissä. Vanhan henkilökunnan kouluttamisen lisäksi kannattaa miettiä yritykseen saapuvia uusia työntekijöitä, joille koulutuksen järjestäminen on kustannusmielessä hyvin tehotonta.

Käyttöohjeisiinkaan ei tulisi luottaa liiaksi. Harva käyttäjä aloittaa tuotteen käyttämisen lukemalla käyttöohjeen. Käyttöohjeeseen tartutaan yleensä silloin, kun mikään muu ei tunnu auttavan. Ongelmaksi muodostuu myös se tosiseikka, että usein käyttöohjeita tekee tehtävään täysin sopimaton henkilö. Teknisiä dokumentoijia käytetään harvassa yrityksessä ja tämä johtaa siihen, että käyttöohjeet muodostuvat itse tuotteen ja sen ominaisuuksien ympärille, vaikka oikea tapa on kehittää ohjeet käyttäjän tehtävien ympärille.

Käyttäjätuki

Käyttöohjeista päästäänkin sujuvasti käyttäjätukeen, joka vaatii resursseja. Käytettävyyteen panostaminen vähentää radikaalisti tuotteen käyttäjätukeen tarvittavia resursseja. Käyttäjä, joka selviää tuotteen käytöstä ilman apua, on selvää säästöä. Käytettävyystestauksella löydetään tuotteesta ne ongelmakohdat, jotka aiheuttavat käyttäjille päänvaivaa.